Закрывающие документы онлайн — создать и скачать бесплатно
Закрывающие документы — это комплект бумаг, который подтверждает факт выполнения сделки: поставку товара, оказание услуги или выполнение работ. Без них бухгалтерия не сможет принять расходы к учёту, а контрагент — подтвердить вычет НДС.
В стандартный комплект закрывающих документов входят: акт выполненных работ (или УПД), товарная накладная ТОРГ-12 (при поставке товаров), счёт-фактура (для плательщиков НДС) и транспортная накладная (при доставке). BLANK KIT позволяет создать любой из этих документов онлайн за 2 минуты.
Доступные документы (12)
Когда нужен
Закрывающие документы предоставляют:
— после отгрузки товара покупателю (ТОРГ-12 + счёт-фактура или УПД);
— после выполнения работ или оказания услуг (акт + счёт-фактура или УПД);
— для подтверждения расходов в налоговом учёте;
— для получения вычета по НДС (входящая счёт-фактура / УПД);
— по требованию контрагента или в рамках аудиторской проверки;
— при сдаче бухгалтерской и налоговой отчётности.
Что обязательно указать
Комплект закрывающих документов зависит от вида сделки:
— товары: ТОРГ-12 (или УПД) + счёт-фактура + транспортная накладная;
— работы/услуги: акт выполненных работ (или УПД) + счёт-фактура;
— строительство: КС-2 + КС-3 + счёт-фактура;
— УПД (статус «1») заменяет и накладную, и счёт-фактуру одновременно.
Каждый документ должен содержать: реквизиты сторон, дату, номер, перечень позиций с суммами, подписи и печати.
Частые ошибки
Частые ошибки в закрывающих документах:
— даты в документах не совпадают (акт от одной даты, счёт-фактура — от другой);
— нет оригиналов — только скан-копии (для налоговой нужны оригиналы или ЭДО);
— в УПД не указан статус документа (1 — замена накладной + счёт-фактуры, 2 — только накладная);
— расхождение сумм между актом и счётом-фактурой;
— товарная накладная подписана лицом без доверенности;
— пропущен срок выставления счёт-фактуры (5 дней с даты отгрузки);
— не комплект: есть акт, но нет счёт-фактуры.
Популярные документы в категории
Часто задаваемые вопросы
Какие закрывающие документы нужны самозанятому?
Самозанятый (плательщик НПД) не обязан выставлять акты и счёт-фактуры. Основной закрывающий документ — чек из приложения «Мой налог». Однако многие заказчики (особенно юрлица) просят дополнительно подписать акт выполненных работ для своей бухгалтерии. На BLANK KIT можно создать такой акт — это не запрещено и упрощает работу с контрагентами.
Как создать полный пакет закрывающих документов на BLANK KIT?
На BLANK KIT можно создать каждый документ по отдельности: начните с УПД или акта выполненных работ, затем создайте счёт-фактуру (если нужна отдельно), ТОРГ-12 для товаров. Данные организации сохраняются в профиле — их не придётся вводить заново. Все документы скачиваются в PDF или Word.
Что входит в комплект закрывающих документов?
Стандартный комплект зависит от вида сделки. При продаже товаров: ТОРГ-12 (или УПД) + счёт-фактура. При оказании услуг/выполнении работ: акт выполненных работ (или УПД) + счёт-фактура. При строительстве: КС-2 + КС-3 + счёт-фактура. Если продавец — плательщик НДС, УПД со статусом «1» заменяет и накладную/акт, и счёт-фактуру.
Зачем нужны закрывающие документы бухгалтерии?
Закрывающие документы решают 3 задачи: (1) подтверждают факт сделки — без них расход нельзя принять к бухгалтерскому учёту; (2) дают право на вычет НДС — без входящей счёт-фактуры или УПД вычет невозможен; (3) служат доказательством в спорах — подписанный акт или накладная подтверждают, что товар поставлен или работа выполнена.
Чем УПД отличается от счёт-фактуры и накладной?
УПД (универсальный передаточный документ) объединяет в себе функции двух документов. Со статусом «1» он заменяет и товарную накладную (или акт), и счёт-фактуру. Со статусом «2» — только накладную/акт (без права на вычет НДС). Использование УПД вместо двух отдельных документов упрощает документооборот и сокращает количество бумаг.
Какой срок выставления закрывающих документов?
Счёт-фактуру (или УПД со статусом «1») необходимо выставить в течение 5 календарных дне й с даты отгрузки товара или подписания акта (п. 3 ст. 168 НК РФ). Товарная накладная ТОРГ-12 оформляется в день отгрузки. Акт выполненных работ — в дату фактического завершения работ. Нарушение сроков может привести к отказу в вычете НДС.
Можно ли использовать сканы закрывающих документов вместо оригиналов?
Для бухгалтерского учёта нужны оригиналы или юридически значимые электронные документы (через ЭДО с квалифицированной электронной подписью). Сканы допустимы как временное решение — с последующим получением оригиналов. Для налоговой проверки сканы не являются надлежащим подтверждением расходов и вычетов по НДС.
Что будет, если не предоставить закрывающие документы?
Последствия серьёзные: (1) бухгалтерия не сможет принять расход — операция «повиснет» как задолженность; (2) покупатель не получит вычет по НДС; (3) при налоговой проверке расходы без подтверждающих документов будут исключены, что приведёт к доначислению налога, пени и штрафу до 20% суммы. Контрагент также может отказать в оплате без подписанного акта.
Telegram-канал BLANK KIT
Оперативные новости, обновления и полезные советы