Создание и хранение документов по своим шаблонам — CRM: Документы

Создание документа по своему шаблону

Используйте опубликованный шаблон из Документы → Мои шаблоны, карточки сделки, общего поиска или быстрого действия. Если шаблон ещё настраивается, сначала выполните проверку и публикацию. Для создания нужно право создания документов и доступ к выбранным данным.

Из карточки сделки

Откройте нужную сделку и начните создание документа по своему шаблону.
Выберите опубликованную форму. Сделка уже будет выбрана; сведения об организации, клиенте, контрагенте и товарах подставятся из её данных.
В блоке «Проверьте значения» проверьте реквизиты, суммы, даты и дополнительные поля.
Заполните значения с источником «Ввести при создании» и недостающие обязательные данные.
Нажмите «Предпросмотр» и изучите PDF. После проверки нажмите «Создать и сохранить».

Разовые исправления в этой форме действуют только для создаваемого документа. Например, изменённый подписант не переименует клиента и не перезапишет карточку контрагента. Если исправление должно использоваться постоянно, сначала обновите соответствующую запись CRM и выберите данные заново.

Условия оцениваются по текущим значениям. В неактивной ветке обязательное поле не блокирует создание. Подробнее о проверках, датах и суммах — в справочнике переменных.

Без сделки

Откройте шаблон из каталога, поиска или быстрого действия. В поле «Сделка» оставьте «Без сделки», затем при необходимости выберите «Организация», «Клиент» и «Контрагент». Эти списки поддерживают поиск.

Заполните недостающие значения в следующем блоке. Если шаблон содержит повторяющуюся таблицу, в «Товары и услуги» нажмите «Добавить позицию». Для каждой строки укажите наименование, количество, единицу и цену. Допускаются дробные количества, например 1,5, и нулевая цена 0. Пустую цену нужно заполнить, если строка используется; она не превращается автоматически в ноль.

На телефоне форма разделена на шаги «Данные» → «Значения» → «Проверка». Кнопкой «Назад» можно вернуться к предыдущему шагу. Основное действие остаётся внизу над навигацией CRM; просмотр PDF доступен на этапе проверки.

Проверка перед сохранением

Предпросмотр создаёт пробный результат и не расходует номер. Проверьте все страницы, длинные реквизиты, строки таблицы, подписи и включённые условия. После изменения данных предыдущий просмотр отмечается как устаревший: обновите его, чтобы видеть актуальное содержимое.

Предупреждение о замене шрифта означает, что при подготовке PDF использован другой шрифт. Сравните переносы и при необходимости исправьте исходный Word через новую версию шаблона. Если PDF пока не получился, а Word уже готов, DOCX сохраняется. Действие «Повторить создание PDF» продолжает подготовку того же документа.

При временной ошибке используйте предложенный повтор, а при нехватке данных — заполните указанные поля. Повтор подготовки не создаёт второй документ и не выдаёт новый номер. Если результат запроса ещё неизвестен, дождитесь статуса и используйте повтор существующего задания.

Где найти готовый документ

После сохранения нажмите «Открыть документ». Экземпляр появляется в общем списке «Документы»; для связанного со сделкой документа доступна связь в её карточке. Его можно поместить в папку, найти по названию и отфильтровать по шаблону.

В общем поиске результаты разделены на «Создать по шаблону» и «Сохранённые документы». Первый результат открывает новое создание, второй — уже сформированный экземпляр. Для просмотра, скачивания, отправки и ZIP используются сохранённые файлы; доступ проверяется и при прямом открытии ссылки.

Быстрый доступ

Добавьте часто используемый опубликованный шаблон в быстрые действия шапки или мобильное меню «Создать» через настройку этих действий. Закрепление и порядок сохраняются в вашем профиле и синхронизируются между устройствами. Нижние вкладки мобильной CRM сохраняются: шаблоны находятся в меню создания.

Обновление документа

Изменение сделки или публикация новой версии шаблона не переписывает ранее созданный файл. Для обновлённого документа откройте сохранённый экземпляр и выберите «Создать новую копию». Система использует исходную версию формы и обновлённые данные CRM; проверьте значения и сохраните отдельный экземпляр.

Архивный шаблон нельзя использовать для нового создания, но ранее сохранённые документы остаются в списке и папках с прежними файлами. Для автоматического создания по событиям сделки настройте автозадачу с документом.