Свои DOCX-шаблоны: от загрузки до публикации — CRM: Документы

Свои DOCX-шаблоны

В Документы → Мои шаблоны можно сохранить собственную форму договора, акта или другого документа. Текст, таблицы, логотип, подписи и оформление подготовьте в Word. В CRM настройте, какие данные подставлять, и проверьте результат перед использованием.

Кто может работать с шаблонами

Владелец команды управляет шаблонами и доступом сотрудников. Для настройки, проверки и публикации сотруднику нужны оба права: управление настройками и создание документов. Для создания экземпляров по опубликованному шаблону нужно право создания документов. Доступ к сделкам и отдельным полям учитывается дополнительно: закрытые финансовые данные не становятся доступны через готовый файл.

Если нужного действия или поля нет, попросите владельца проверить права.

1. Подготовьте и загрузите Word

Откройте нужную форму в Word и сохраните как DOCX. Размер файла — до 10 МиБ.
В местах подстановки напишите понятные метки, например {Имя клиента} или {client_name}.
Откройте Мои шаблоны, начните новый шаблон, укажите название, описание и категорию.
Выберите файл и нажмите «Загрузить и найти переменные». Для знакомства можно скачать «Пример DOCX».

Обычные поля распознаются в пяти обозначениях: {client_name}, {{client_name}}, ${client_name}, [Имя клиента], <<Имя клиента>>. Русские и английские названия допустимы. У каждой найденной переменной видны исходная метка и место в документе; повторения помогают проверить, что ничего не пропущено.

Фразы вроде «Имя клиента», “Client name” или "Номер договора" появляются отдельно в блоке «Возможные переменные в кавычках». Нажмите «Использовать», если это место для подстановки. До подтверждения фраза остаётся текстом. Так названия компаний и обычные цитаты сохраняются. Ошибочное подтверждение отменяется действием «Оставить текстом».

2. Настройте источники значений

В списке «Переменные» найдите метку по названию или фрагменту текста. Фильтр «Без привязки» покажет оставшуюся работу. Для каждой переменной выберите источник:

Источник	Когда использовать
Поле CRM	Имя клиента, реквизиты организации, сумма сделки
Ввести при создании	Срок исполнения или комментарий для конкретного документа
Постоянное значение	Неизменяемое условие вашей формы
Таблица товаров	Повторяющиеся строки товаров или услуг
Условие	Абзац, который зависит от значения поля

В выборе «Поле CRM» работает поиск, показаны раздел, тип и пример значения. Различайте, например, «Организация → ИНН» и «Контрагент → ИНН». При необходимости нажмите «Создать своё поле», выберите раздел и тип, затем «Создать и привязать». Поле появится в обычной CRM; переименование не разрывает привязку.

В дополнительных настройках задайте понятную подпись, формат и обязательность. Повторяющиеся метки одного значения связываются совместно. Подробные примеры — в справочнике переменных.

3. Проверьте и опубликуйте

Выберите тестовую сделку либо организацию, клиента и контрагента отдельно. Заполните разовые значения; для формы без сделки добавьте тестовые позиции, если используются товары. Нажмите «Проверить PDF».

На компьютере настройки находятся слева, PDF — справа. На телефоне переходите последовательно от загрузки к переменным и проверке; основное действие закреплено внизу. Проверьте реквизиты, переносы строк, итоги, таблицы, условия и последние страницы. Предпросмотр не расходует номер документа.

После изменения привязок или данных обновите проверку: предыдущий PDF помечается как устаревший. Если появилось предупреждение о замене шрифта, проверьте переносы и используйте доступный шрифт в исходном Word. Вид PDF может отличаться от Word из-за шрифтов.

Нажмите «Опубликовать» после успешной проверки. Шаблон станет доступен сотрудникам с подходящими правами для ручного создания и автозадач.

Изменения и архив

Чтобы изменить оформление, отредактируйте исходник в Word и выберите «Загрузить новую версию». Новые привязки также сохраняются отдельной версией: проверьте и опубликуйте её. Уже сформированные документы сохраняют прежний файл и значения.

Архивирование убирает шаблон из нового создания, поиска шаблонов и быстрых действий. Сохранённые документы остаются доступны с учётом прав. При необходимости восстановите шаблон из архива. Для документа с обновлёнными данными используйте «Создать новую копию».