Документ по шаблону в автозадаче — CRM: Документы

Документ в автозадаче

Автозадача может подготовить договор, акт или другой документ по опубликованной форме и связать его со сделкой. Удобно, например, создавать договор после перехода сделки к согласованию или акт при завершении работ.

Начните с настройки DOCX-шаблона. Проверьте его вручную на типичной сделке и убедитесь, что необходимые значения уже хранятся в CRM. Поля с ручным вводом лучше заранее заменить полями сделки или связанными данными, если документ должен формироваться без участия менеджера.

Поддерживаемые события

В Настройки → Автозадачи доступны два события для создания документа:

Название в настройках	Когда срабатывает
Создание заказа	При создании сделки
Смена статуса заказа	При соответствующей смене статуса сделки

В этой форме слово «заказ» относится к сделке CRM. Для остальных событий выбор документа отключён и показано пояснение. Обычные правила без документа продолжают создавать задачи по своим настройкам.

Настройка правила

Откройте Настройки → Автозадачи и нажмите «Создать правило» либо откройте существующее правило.
Выберите «Создание заказа» или «Смена статуса заказа». Для смены статуса укажите нужный переход в доступных настройках правила.
В поле «Создать документ по шаблону» выберите опубликованный шаблон вместо «Без документа».
Заполните название задачи, исполнителя, срок и другие параметры правила. Если документ нужен позже, задайте предусмотренную правилом задержку.
Сохраните правило. Для первого запуска используйте тестовую сделку с безопасными проверочными данными.

Действие выполняется от имени сотрудника, который явно включил создание документа в правиле. Ему нужны актуальные права создания документов и доступа к используемой сделке и полям. Исполнитель задачи и сотрудник, от имени которого включено действие, могут различаться: назначение задачи другому менеджеру само по себе не предоставляет доступ к закрытым данным.

Какие данные попадут в документ

При возникновении события система закрепляет опубликованную версию шаблона за исполнением. Если позже вы опубликуете другую версию, уже поставленное исполнение продолжит использовать закреплённую форму. Новые события используют действующую на тот момент опубликованную версию.

Данные сделки читаются в момент выполнения действия. Поэтому отложенное создание учитывает изменения реквизитов и товаров, внесённые до запуска. Для уже готового документа изменения CRM ничего не переписывают: его значения и файлы сохранены отдельно.

Правило и событие определяют одно исполнение. Повторная доставка события или повтор подготовки продолжают его, сохраняя тот же документ и номер. При этом два разных события, подходящих под правило, могут создать два документа: проверяйте условия запуска, если документ требуется только на определённом переходе.

Если требуется заполнение

В списке исполнений автозадач проверяйте состояние и пояснение. При нехватке обязательных значений появляется «Требуется заполнение». Обычно нужно указать реквизиты, заполнить своё поле или добавить отсутствующие сведения в сделку.

Откройте связанную сделку или карточку нужной сущности.
Заполните значения, перечисленные в сообщении. Проверьте, что они доступны сотруднику, от имени которого запускается действие.
Вернитесь к исполнению в настройках автозадач и нажмите «Повторить».
Убедитесь, что документ подготовлен и связан с задачей и сделкой.

Повтор после исправления продолжает то же исполнение. Не создавайте дубликат правила только для восстановления неудачной попытки. Если права сотрудника были отозваны, сначала исправьте доступ или настройте действие от подходящего сотрудника; повтор не обходит проверку прав.

Обязательные поля в неактивных условных блоках не мешают запуску. Например, сумма предоплаты не требуется, если выбран блок постоплаты. Логику условий можно проверить в справочнике переменных.

Результат и изменения правила

После успеха задача и сделка получают связь с документом; готовые файлы доступны также в общем списке «Документы». Если подготовлен DOCX, но не PDF, сохранённый Word остаётся доступен, а конвертацию можно повторить без второго экземпляра. Общие действия описаны в статье «Создание и хранение документов».

Пользовательский документ сам по себе не проводит оплату, не списывает товары и не создаёт бухгалтерские операции. Для таких действий используйте соответствующие операции CRM.

Перед архивированием шаблона проверьте правила, которые на него ссылаются: архив запрещает новое создание. Если автоматизация больше не нужна, отключите действие или правило. Отключение не удаляет уже подготовленные документы и связанные задачи.