Как правильно заполнить счёт на оплату
Счёт на оплату — первый документ, который вы отправляете клиенту. От его правильного оформления зависит скорость оплаты и отсутствие проблем с бухгалтерией. В этой статье разберём все нюансы заполнения счёта в 2025 году.
Что такое счёт на оплату
Счёт на оплату — это документ, который продавец направляет покупателю с предложением оплатить товары или услуги. Технически счёт не является первичным документом и не влияет на бухгалтерский учёт, однако без него большинство организаций не проведёт платёж.
Счёт выполняет несколько функций:
- Информирует покупателя о стоимости и реквизитах для оплаты
- Фиксирует условия сделки (цены, количество, сроки)
- Служит основанием для формирования платёжного поручения
- Помогает бухгалтерии идентифицировать платёж
Обязательные реквизиты счёта
Хотя унифицированной формы счёта не существует, есть реквизиты, без которых документ не примут к оплате:
Реквизиты продавца
- Полное наименование — как в выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП
- ИНН — 10 цифр для юрлиц, 12 для ИП
- КПП — только для организаций, у ИП нет КПП
- Юридический адрес
- Банковские реквизиты — расчётный счёт, БИК, корреспондентский счёт, наименование банка
Реквизиты покупателя
- Наименование — полное или сокращённое
- ИНН и КПП — для идентификации плательщика
- Адрес — опционально, но желательно
Информация о документе
- Номер счёта — уникальный в рамках года
- Дата выставления
- Срок оплаты — обычно 3-5 рабочих дней
Табличная часть счёта
Основа счёта — таблица с перечнем товаров или услуг. Для каждой позиции указывается:
| Колонка | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Наименование | Название товара/услуги | Разработка сайта |
| Единица | Единица измерения | шт, услуга, комплект |
| Количество | Число единиц | 1 |
| Цена | За единицу без НДС | 100 000 ₽ |
| Сумма | Количество × Цена | 100 000 ₽ |
НДС в счёте: быть или не быть
Порядок указания НДС зависит от системы налогообложения продавца:
Если вы на ОСНО (общей системе)
НДС обязателен. Используйте счёт с НДС, где налог выделяется отдельной строкой. Ставки в 2025 году: 0%, 10%, 20%.
Если вы на УСН или патенте
Вы не являетесь плательщиком НДС. Используйте обычный счёт без НДС. В итоговой строке указывается «Без НДС» или «НДС не облагается».
Частые ошибки при заполнении
Разберём типичные ошибки, из-за которых бухгалтерия возвращает счета на переделку:
- Неверный ИНН или КПП — банк отклонит платёж с неправильными реквизитами
- Устаревшие банковские реквизиты — после смены банка деньги уйдут не туда
- Нет расшифровки подписи — некоторые контрагенты требуют ФИО под подписью
- Ошибка в расчёте НДС — сумма налога должна совпадать с формулой
- Дубли номеров — каждый счёт должен иметь уникальный номер
Как ускорить оплату
Несколько приёмов, которые помогут получить деньги быстрее:
- Отправляйте счёт сразу — не ждите, пока попросят
- Указывайте срок оплаты — «до 20 января 2025» работает лучше, чем «в течение 5 дней»
- Дублируйте на почту бухгалтера — узнайте email финансового отдела
- Прикладывайте договор — если счёт выставлен в рамках договора
- Напоминайте за день до срока — вежливое письмо с напоминанием
Юридическая сила счёта
Счёт сам по себе не является договором и не обязывает покупателя платить. Однако если указать в счёте условия оферты («Оплата счёта означает согласие с условиями...»), факт оплаты будет считаться акцептом оферты, то есть заключением договора.
Это удобно для разовых сделок на небольшие суммы, когда подписание полноценного договора нецелесообразно.
Создайте счёт в BLANK KIT
В нашем сервисе формирование счёта занимает 2 минуты:
- Введите ИНН — реквизиты заполнятся автоматически
- Добавьте товары или услуги в таблицу
- Выберите ставку НДС или «Без НДС»
- Скачайте PDF или отправьте клиенту по email