Приходный кассовый ордер в 2025–2026: как заполнить, проводки, квитанция к ПКО
Приходный кассовый ордер (ПКО) — обязательный первичный документ для оформления любого поступления наличных денег в кассу организации. Без правильно оформленного ПКО приём наличных считается нарушением кассовой дисциплины, за которое предусмотрен штраф до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 15.1 КоАП РФ).
В этой статье — всё о приходном кассовом ордере: что это за документ, как правильно заполнить бланк формы КО-1, что такое квитанция к ПКО, какие проводки делать в бухучёте и какие ошибки чаще всего допускают.
Что такое приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер (ПКО, приходник) — первичный учётный документ, которым оформляется каждое поступление наличных денежных средств в кассу организации или индивидуального предпринимателя.
ПКО составляется по унифицированной форме КО-1 (код по ОКУД 0310001), утверждённой Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Нормативная база
- Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У — порядок ведения кассовых операций
- Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88 — унифицированные формы кассовых документов
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ — о бухгалтерском учёте
Когда обязательно оформлять ПКО
Приходный кассовый ордер составляется при каждом поступлении наличных в кассу:
- Получение выручки от продажи товаров и услуг
- Возврат подотчётных сумм от сотрудника
- Получение наличных с расчётного счёта в банке
- Внесение учредителем вклада в уставный капитал
- Возврат займа наличными
- Поступление оплаты от покупателей и клиентов
- Получение страхового возмещения
- Возмещение материального ущерба сотрудником
Бланк приходного кассового ордера: форма КО-1
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей, разделённых линией отрыва:
- Сам ордер — остаётся в кассе организации и подшивается к кассовым документам
- Квитанция к приходному кассовому ордеру — отрывная часть, выдаётся лицу, внёсшему наличные деньги
Реквизиты приходного кассового ордера
Бланк формы КО-1 содержит следующие обязательные реквизиты:
| Поле | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Организация | Наименование юрлица или ИП | ООО «Альфа» |
| Номер документа | Порядковый номер ПКО с начала года | 25 |
| Дата составления | Дата приёма наличных (день в день) | 15.05.2026 |
| Дебет | Счёт учёта кассы | 50 |
| Кредит | Корреспондирующий счёт | 62, 71, 90 |
| Сумма | Цифрами и прописью | 15 000,00 (Пятнадцать тысяч руб. 00 коп.) |
| Принято от | ФИО лица, вносящего деньги | Иванов Пётр Сергеевич |
| Основание | Содержание хозяйственной операции | Оплата по договору № 45 от 01.05.2026 |
| Приложение | Прилагаемые документы | Договор № 45, счёт № 100 |
Код структурного подразделения и код целевого назначения
Эти поля заполняются, если в организации утверждены коды подразделений и целевого назначения поступлений. Если кодировка не введена — поля остаются пустыми.
Как заполнить приходный кассовый ордер: пошаговая инструкция
Шаг 1. Заполните шапку документа
Укажите:
- Наименование организации (полное или сокращённое)
- ИНН/КПП
- Код по ОКПО (из уведомления Росстата)
- Наименование структурного подразделения (при наличии)
Шаг 2. Укажите номер и дату
Номера ПКО присваиваются по порядку с начала календарного года. Дата — строго день фактического поступления денег в кассу. Нельзя оформлять ПКО задним числом.
Шаг 3. Заполните табличную часть
- Дебет — всегда счёт 50 «Касса»
- Кредит — зависит от операции:
- 62 — поступление от покупателей
- 71 — возврат подотчётных сумм
- 75 — взнос в уставный капитал
- 90 — розничная выручка
- 73 — возмещение ущерба сотрудником
- 66, 67 — получение займа
- 51 — снятие наличных с расчётного счёта
Шаг 4. Укажите сумму
Сумму вписывают дважды: цифрами (в табличной части) и прописью (в строке «Сумма»). Прописная сумма начинается с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Пустое место после суммы прописью прочёркивается.
Шаг 5. Заполните «Принято от», «Основание», «Приложение»
- Принято от — ФИО физического лица или наименование организации (через представителя с указанием ФИО)
- Основание — кратко: «Оплата по счёту № 100», «Возврат подотчётных сумм», «Розничная выручка за 15.05.2026»
- Приложение — перечень прилагаемых документов: договор, счёт, накладная, авансовый отчёт
Шаг 6. Подписи
Приходный кассовый ордер подписывают:
- Главный бухгалтер (или уполномоченное лицо) — в строке «Главный бухгалтер»
- Кассир — после приёма и пересчёта наличных
Руководитель организации ПКО не подписывает (в отличие от РКО).
Квитанция к приходному кассовому ордеру
Квитанция к приходному кассовому ордеру — это отрывная левая часть бланка КО-1. Она заполняется одновременно с основной частью ордера и содержит те же данные: номер, дату, от кого приняты деньги, основание, сумму прописью и цифрами.
Зачем нужна квитанция к ПКО
Квитанция — единственное подтверждение для лица, внёсшего наличные деньги в кассу, что деньги приняты. Она подтверждает:
- Факт внесения наличных в кассу
- Сумму принятых денежных средств
- Дату и основание платежа
- Наименование организации-получателя
Кто подписывает квитанцию
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается:
- Главным бухгалтером (или уполномоченным лицом)
- Кассиром
На квитанции ставится печать (штамп) организации — это обязательный реквизит. Печать ставится так, чтобы краешек оттиска заходил на ПКО, а основная часть оставалась на квитанции.
Квитанция к ПКО без кассового чека
При расчётах между юридическими лицами и ИП квитанция к приходному кассовому ордеру не заменяет кассовый чек. С 1 июля 2019 года применение ККТ обязательно при приёме наличных (54-ФЗ). Квитанция к ПКО подтверждает оприходование, а чек — факт расчёта.
Исключения, когда ККТ не требуется (п. 2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ), описаны для отдельных видов деятельности.
Проводки по приходному кассовому ордеру
Каждый ПКО формирует бухгалтерскую проводку по дебету счёта 50 «Касса»:
| Операция | Дебет | Кредит | Пример |
|---|---|---|---|
| Выручка от продаж | 50 | 90.1 | Оприходована розничная выручка |
| Оплата от покупателя | 50 | 62 | Получена оплата по договору |
| Возврат подотчёта | 50 | 71 | Возврат неиспользованного аванса |
| Снятие со счёта | 50 | 51 | Получены наличные из банка |
| Вклад в УК | 50 | 75.1 | Внесён вклад учредителя |
| Возврат займа | 50 | 66, 67 | Возвращён краткосрочный займ |
| Возмещение ущерба | 50 | 73.2 | Возмещён материальный ущерб |
| Прочие поступления | 50 | 91.1 | Излишки по инвентаризации |
Нумерация приходных кассовых ордеров
Номера ПКО присваиваются с начала каждого календарного года, начиная с 1. Нумерация — сквозная: пропуски и дублирование номеров не допускаются.
Приходные и расходные кассовые ордера нумеруются раздельно — у каждого вида документа своя нумерация.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Все ПКО и РКО регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме КО-3. В журнале фиксируются: номер, дата, сумма, от кого/кому, примечание.
Также ПКО отражается в кассовой книге (форма КО-4) — в ней ведётся хронологический учёт всех кассовых операций за каждый рабочий день.
Типичные ошибки при заполнении ПКО
1. Оформление ПКО не в день поступления денег
Приходный кассовый ордер составляется строго в день фактического поступления наличных в кассу (п. 4.6 Указания ЦБ РФ № 3210-У). ПКО, оформленный вчерашним или завтрашним числом, — нарушение.
2. Отсутствие подписей
ПКО без подписи главного бухгалтера или кассира считается недействительным. Кассир не имеет права принимать деньги по ПКО, на котором нет подписи бухгалтера.
3. Исправления в ПКО
Исправления в кассовых документах не допускаются (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если допущена ошибка — ПКО оформляется заново с правильными данными.
4. Несовпадение суммы цифрами и прописью
Сумма в табличной части и прописью должны совпадать. При расхождении кассир принимает сумму, указанную прописью.
5. Отсутствие печати на квитанции
Квитанция к приходному кассовому ордеру без печати (штампа) организации не является надлежащим подтверждением приёма денежных средств.
Приходный кассовый ордер для ИП
Индивидуальные предприниматели, ведущие учёт доходов и расходов или физических показателей в соответствии с НК РФ, могут не оформлять ПКО (п. 4.1 Указания ЦБ РФ № 3210-У).
Однако на практике многие ИП оформляют приходные ордера для:
- Контроля движения наличных
- Подтверждения расчётов с контрагентами
- Ведения кассовой книги при наличии наёмных сотрудников
- Учёта операций по внесению личных средств в бизнес
Сроки хранения приходных кассовых ордеров
Приходные кассовые ордера хранятся 5 лет после отчётного года, в котором они были составлены (Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 277).
Электронный приходный кассовый ордер
С 2014 года ПКО можно оформлять в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У).
Электронный ПКО подписывается электронными подписями — квалифицированной ЭП главного бухгалтера и кассира.
При электронном оформлении квитанция к ПКО может направляться вносителю на электронную почту в день оформления ордера.
Создайте документ онлайн — бесплатно
Конструктор автоматически заполнит шаблон вашими данными. Скачайте PDF или Word за 2 минуты, без регистрации.
Часто задаваемые вопросы
Комментарии
Хотите оставить комментарий?
Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы участвовать в обсуждении
Пока нет комментариев
Войдите, чтобы стать первым, кто прокомментирует эту статью