Как отправить документ по email

Отправка документов по электронной почте — быстрый способ обмена документами с контрагентами. В BLANK KIT вы можете отправить готовый документ прямо из сервиса. Разберём, как это сделать правильно.

Способы отправки документов

В BLANK KIT доступны два способа отправки готовых документов:

1. Скачать PDF и отправить вручную

Классический способ — скачиваете документ в формате PDF и прикрепляете к письму в своей почтовой программе. Подходит, когда нужно добавить сопроводительное письмо или отправить несколько документов.

2. Отправить из BLANK KIT

Встроенная функция отправки — документ уходит на email получателя прямо из сервиса. Быстро и удобно для регулярных отправок.

Как отправить документ из сервиса

Шаг 1. Создайте документ

Заполните любой документ: счёт, акт, коммерческое предложение или другой.

Шаг 2. Проверьте перед отправкой

Нажмите кнопку «Просмотр» и убедитесь, что все данные заполнены корректно. После отправки изменить документ нельзя.

Шаг 3. Нажмите «Отправить по email»

Откроется форма отправки:

• Email получателя — можно указать несколько адресов через запятую
• Тема письма — заполняется автоматически, можно изменить
• Текст письма — шаблон сопроводительного текста, можно отредактировать

Шаг 4. Подтвердите отправку

Нажмите «Отправить». Документ в формате PDF будет прикреплён к письму автоматически.

Шаблоны сопроводительных писем

Для разных типов документов используйте соответствующие шаблоны:

Для счёта на оплату

Добрый день!

Направляем счёт на оплату №123 от 15.01.2025 на сумму 50 000,00 руб.

Просим произвести оплату в течение 5 рабочих дней. При оплате просьба указать в назначении платежа номер и дату счёта.

Реквизиты для оплаты указаны в счёте.

С уважением,
ООО «Поставщик»

Для акта выполненных работ

Добрый день!

Направляем акт выполненных работ №45 от 20.01.2025.

Просим подписать акт и направить скан на наш email в течение 3 рабочих дней. При наличии замечаний просьба сообщить в письменной форме.

С уважением,
ООО «Исполнитель»

Для коммерческого предложения

Добрый день!

Благодарим за интерес к нашей компании. В приложении — коммерческое предложение по вашему запросу.

Предложение действительно до 01.02.2025. Готовы ответить на вопросы и обсудить индивидуальные условия.

С уважением,
Менеджер по продажам

Юридическая сила электронных документов

Документы, отправленные по email, имеют юридическую силу при соблюдении условий:

Если это предусмотрено договором

В договоре можно указать, что стороны признают юридическую силу документов, направленных по email с определённых адресов. Это распространённая практика.

При использовании ЭЦП

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью (ст. 6 63-ФЗ).

При подтверждении получения

Если контрагент ответил на письмо или сослался на полученный документ — это подтверждение получения, которое принимается судами.

Советы по отправке документов

Используйте корпоративную почту

Отправляйте документы с корпоративного email (info@company.ru), а не с личного (ivanov@gmail.com). Это выглядит профессионально и вызывает доверие.

Называйте файлы понятно

Вместо «Document_1.pdf» используйте «Счёт_123_от_15.01.2025_ООО_Поставщик.pdf». Получателю будет проще найти документ.

Не отправляйте слишком большие файлы

PDF документа обычно весит 50-200 КБ. Если прикрепляете сканы — сжимайте их до разумного размера (не более 5-10 МБ на письмо).

Запрашивайте подтверждение

В важных случаях просите получателя подтвердить получение документа ответным письмом.

Сохраняйте отправленные письма

Храните копии отправленных писем с документами. При споре это доказательство отправки и содержания.

Альтернативы email

Помимо email, документы можно передавать:

• ЭДО (Диадок, СБИС, Контур) — юридически значимый обмен с ЭЦП
• Мессенджеры — быстро, но не имеют юридической силы без договора
• Облачные хранилища — отправка ссылки на документ (Google Drive, Яндекс.Диск)
• Почта России — заказное письмо с описью для важных документов

Начните работу с документами

Создайте документ и отправьте его контрагенту прямо сейчас: