Акт сверки взаиморасчётов: зачем нужен

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который помогает контролировать долги и переплаты между партнёрами. Регулярная сверка предотвращает финансовые споры и упрощает бухгалтерский учёт.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов — это документ, в котором две организации фиксируют состояние взаимных расчётов на определённую дату. Стороны сравнивают данные своего учёта и подтверждают или оспаривают суммы задолженности.

Акт сверки отвечает на вопросы:

• Сколько денег мы должны контрагенту$1
• Сколько контрагент должен нам$2
• Сходятся ли наши данные с данными партнёра$3

Когда нужен акт сверки

Сверку рекомендуется проводить:

Регулярно — раз в квартал или год

Плановые сверки помогают своевременно выявлять расхождения. Чем раньше обнаружена ошибка, тем легче её исправить.

При длительном сотрудничестве

Если с контрагентом много операций, легко потерять какой-то документ или платёж. Сверка выявляет «потерянные» документы.

При наличии задолженности

Перед взысканием долга через суд подпишите акт сверки — это доказательство признания долга контрагентом.

При инвентаризации расчётов

Перед годовой отчётностью компании обязаны проводить инвентаризацию расчётов с контрагентами. Акты сверки — основа такой инвентаризации.

При смене главного бухгалтера

Новый главбух должен знать реальную картину расчётов с контрагентами. Сверки передаются вместе с делами.

Структура акта сверки

Типичный акт сверки содержит:

Шапка документа

• Название документа
• Период сверки (например, «за 2024 год»)
• Дата составления
• Наименования сторон
• Номер и дата договора (если сверка по конкретному договору)

Табличная часть

Две колонки — данные каждой из сторон:

Итоговая часть

• Сальдо на конец периода
• В чью пользу задолженность
• Подписи и печати сторон

Как проводить сверку

Шаг 1. Подготовьте данные

Выгрузите из учётной системы все операции с контрагентом за период: отгрузки, оплаты, возвраты, корректировки.

Шаг 2. Заполните акт сверки

Внесите данные в свою колонку акта. Используйте генератор акта сверки для быстрого создания документа.

Шаг 3. Отправьте контрагенту

Направьте акт партнёру по email или почтой. Попросите заполнить вторую колонку и вернуть подписанный экземпляр.

Шаг 4. Сверьте данные

Сравните свои данные с данными контрагента. Если всё сходится — подпишите акт и отправьте подписанный экземпляр партнёру.

Шаг 5. Разберите расхождения

Если данные не сходятся — найдите причину расхождения:

• Пропущенные документы
• Неучтённые оплаты
• Ошибки в суммах
• Разные периоды учёта

Что делать при расхождениях

Расхождения в сверке — сигнал к проверке документов:

1. Запросите копии документов — попросите контрагента прислать документы, которых нет у вас
2. Проверьте банковскую выписку — возможно, платёж прошёл с другим назначением
3. Сверьте номера и даты — одна накладная может быть учтена под разными номерами
4. Проверьте корректировки — возврат или скидка могли быть учтены по-разному

Юридическое значение акта сверки

Подписанный акт сверки имеет важное значение:

Признание долга

Подпись акта означает признание указанной задолженности. Это важно для исковой давности — после подписания акта 3-летний срок исковой давности начинается заново.

Доказательство в суде

Акт сверки принимается судом как доказательство наличия и размера задолженности. Без акта придётся доказывать долг первичными документами.

Основание для списания

Безнадёжную задолженность можно списать только при наличии документов, подтверждающих её существование. Акт сверки — один из таких документов.

Создайте акт сверки

В BLANK KIT вы можете быстро сформировать акт сверки:

1. Укажите период и контрагента
2. Внесите операции (отгрузки, оплаты)
3. Система рассчитает сальдо автоматически
4. Скачайте PDF для отправки партнёру