Пользовательские поля и общие справочники — CRM: Настройки

Для чего нужны свои поля

Инструкция относится к обновлению CRM с пользовательскими полями. Эти действия доступны после обновления приложения; публикация инструкции не подтверждает, что рабочий сервер уже обновлён.

Пользовательское поле хранит дополнительную информацию, для которой не хватает обычных полей карточки. Например, размер изделия в товаре, удобную дату доставки в заказе, предпочтительный способ связи у клиента или номер договора у контрагента.

Поля настраиваются отдельно для четырёх разделов: заказы, клиенты, товары и услуги, контрагенты. Одинаковый код в разных разделах не связывает значения автоматически.

Создать поле

Откройте Настройки → Пользовательские поля. Управление доступно администратору с правом настройки CRM.
Выберите раздел и нажмите «Создать поле».
Укажите понятное название и постоянный код: например, «Номер договора» и contract_number. Для кода используются латинские буквы, цифры и знак _; начало — с буквы.
Выберите тип данных, добавьте подсказку и при необходимости группу. Порядок определяет расположение поля в карточке: меньшие числа идут раньше.
Настройте обязательность, допустимость нескольких значений и тех, кто видит поле. При необходимости задайте значение по умолчанию.
Проверьте блок «Значение по умолчанию и предпросмотр» и сохраните поле.

Доступны до 250 полей на раздел, включая архивные. После создания сохраняются код, раздел, тип, множественность и выбранный общий справочник. Для другого формата создайте отдельное поле, чтобы старые значения оставались однозначными.

Выбрать подходящий тип

BLANK KIT поддерживает 13 типов:

Тип	Пример
Строка; многострочный текст	Номер договора; подробные пожелания
Целое число; число	Этаж; ширина изделия
Да / нет	Нужна сборка
Дата; дата и время	День доставки; время встречи
Общий справочник	Единый список регионов для разных полей
Список; несколько вариантов	Приоритет; выбранные дополнительные услуги
Email; телефон; ссылка	Дополнительный контакт или адрес страницы

Для нескольких значений добавляйте отдельные строки или отмечайте варианты списка. Числа проверяются без округления до обычной точности браузера. Дата и время в редакторе показаны по МСК. При переносе данных часовой пояс передаётся явно.

Десять типов полей RetailCRM сопоставляются с этими форматами: например, numeric становится числом, а multiselect_dictionary — общим справочником с несколькими значениями. Совместимость относится к формату данных, а не к полному совпадению всех возможностей интерфейса двух CRM. Исходные определения доступны для сверки в протоколе переноса. Типы и права источника описаны в RetailCRM API v5.

Общие справочники и варианты

Откройте вкладку «Общие справочники», создайте справочник и добавьте варианты. У каждого варианта есть название для сотрудников и постоянный код для сохранённых данных. Один справочник можно выбрать в полях разных разделов.

Справочник можно создать прямо из формы нового поля кнопкой «Создать справочник сейчас». В обычном списке варианты принадлежат одному полю; общий справочник используется повторно.

Название прежнего варианта можно изменить. Его код сохраняется, чтобы не потерять связь с уже заполненными карточками. Ненужный вариант снимите с выбора: старое значение останется в истории, а для нового заполнения оно недоступно. В справочнике допускается до 1000 вариантов.

Обязательность и значения по умолчанию

Обязательные поля проверяются при создании и полном сохранении соответствующих данных. Если обязательное поле не заполнено, запись и её дополнительные значения не сохраняются частично. Быстрое создание также не обходит это правило: откройте полную форму и заполните требуемые данные.

Значение по умолчанию подставляется при создании новой записи. Оно не переписывает старые карточки и не заменяет незаполненные значения в уже существующей истории автоматически. Смена статуса старого заказа сама по себе не должна требовать переделки всей исторической карточки.

Где заполнять и смотреть историю

Дополнительные поля появляются в обычных формах создания и редактирования своего раздела. В карточке заказа или клиента блок «Пользовательские поля» позволяет отдельно изменить значения и открыть историю.

При ошибке проверки ваш ввод остаётся в форме. Если другой сотрудник уже изменил поля, сохранение остановится конфликтом версии: сравните актуальные данные, затем повторите изменение. Простое повторное нажатие после обрыва связи не должно создавать вторую операцию.

История показывает прежнее и новое значение, время и отметку об изменении сотрудником или системой. Доступны последние 50 изменений видимых вам полей. Скрытые вашей ролью значения не появляются в истории.

Доступ и архивирование

Поле можно показывать участникам с доступом к карточке, только администраторам либо сотрудникам с отдельным правом просмотра себестоимости, расходов или прибыли. Сам доступ к заказу не открывает все дополнительные данные. Те же ограничения применяются к API, фильтрам и экспорту.

Чтобы убрать поле из нового заполнения, снимите «Поле активно». Архивирование сохраняет прежние значения и историю. Архивные записи доступны в настройках после включения «Показывать архивные». Общий справочник можно архивировать после использующих его активных полей.

Поиск, экспорт и API

В списках заказов, клиентов, товаров и контрагентов нажмите «По дополнительному полю». Выберите поле и подходящее условие: равно, не заполнено, часть текста или граница числа/даты. Набор условий зависит от типа. Обычный поиск, ограничения доступа и остальные фильтры продолжают действовать вместе с этим условием.

CSV-экспорт заказов, клиентов и товаров дополняется доступными активными полями. В заголовке указаны название и код, варианты справочника выгружаются понятными названиями. Это не обещание одинакового состава полей во всех печатных документах или в YML.

Внешний API и вебхуки готовятся к запуску — скоро. Выдача ключей пока недоступна. Пользовательские поля уже настраиваются и заполняются в обычных формах CRM; для этого внешний API не нужен. Статус запуска — в разделе API.

Перенос из RetailCRM

В мастере переноса выберите для исходного поля совместимое существующее поле либо явное создание нового. Сверьте код, тип и варианты. Мастер не преобразует неподдерживаемое значение в произвольный текст ради сообщения об успехе.

Новые поля из источника сначала видны администраторам. Исходная обязательность сохраняется в протоколе и не включается автоматически для всей вашей текущей работы. После проверки откройте настройки, назначьте доступ команде и при необходимости обязательность.

Определения корпоративных клиентов, компаний и других сущностей без прямого местного аналога сохраняются в исходном архиве для разбора. Полный порядок и границы переноса описаны в инструкции по переезду из RetailCRM.