Как организовать учёт документов в малом бизнесе

Организация документооборота — одна из главных задач при ведении бизнеса. Правильно выстроенная система хранения и обработки документов экономит время, защищает от штрафов и помогает быстро находить нужную информацию.

Зачем нужен порядок в документах

Документооборот — это движение документов внутри организации: от создания до архивирования. Хаос в документах приводит к:

• Потере времени — поиск нужного договора или акта занимает часы
• Финансовым потерям — просроченные счета, пропущенные сроки
• Проблемам с налоговой — отсутствие документов при проверке
• Спорам с контрагентами — нет доказательств сделки
• Юридическим рискам — невозможно защитить права в суде

Виды документов в бизнесе

Все документы можно разделить на категории:

Организационные

• Устав и учредительные документы
• Свидетельства о регистрации (ОГРН, ИНН)
• Приказы и распоряжения
• Штатное расписание
• Лицензии и сертификаты

Договорные

• Договоры с контрагентами
• Дополнительные соглашения
• Коммерческие предложения
• Протоколы разногласий

Первичные бухгалтерские

• Счета на оплату
• Акты выполненных работ
• Товарные накладные
• УПД
• Счета-фактуры

Кассовые и банковские

• Приходные кассовые ордера
• Расходные кассовые ордера
• Платёжные поручения
• Банковские выписки

Кадровые

• Трудовые договоры
• Приказы о приёме/увольнении
• Табели учёта рабочего времени
• Личные карточки сотрудников

Как организовать хранение

Бумажные документы

Несмотря на цифровизацию, бумажные оригиналы по-прежнему важны:

1. Создайте систему папок
   • По контрагентам (отдельная папка на каждого)
   • По типам документов (договоры, акты, счета)
   • По периодам (помесячно или поквартально)
2. Используйте регистры
   • Журнал регистрации договоров
   • Реестр входящих/исходящих документов
   • Книга учёта счетов-фактур
3. Маркируйте папки
   • Наклейки с названием и периодом
   • Цветовая кодировка по типам

Электронные документы

Цифровое хранение решает многие проблемы:

1. Структура папок на диске

   Документы/
   ├── 2025/
   │   ├── Договоры/
   │   ├── Счета/
   │   ├── Акты/
   │   └── Накладные/
   ├── Контрагенты/
   │   ├── ООО Альфа/
   │   └── ИП Иванов/
   └── Организация/
       ├── Учредительные/
       └── Лицензии/
   

2. Понятные имена файлов
   • Договор_123_ООО_Альфа_01.01.2025.pdf
   • Счёт_456_от_15.01.2025_ООО_Бета.pdf
3. Резервное копирование
   • Облачное хранилище (Google Drive, Яндекс.Диск)
   • Внешний жёсткий диск
   • Автоматические бэкапы

Инструменты для документооборота

Для создания документов

BLANK KIT позволяет быстро создавать типовые документы:

• Заполнение реквизитов по ИНН
• Сохранение контрагентов
• История созданных документов
• Экспорт в PDF

Для хранения

• Облачные сервисы — Google Drive, Dropbox, Яндекс.Диск
• Системы ЭДО — Диадок, СБИС, Контур.Экстерн
• CRM-системы — Битрикс24, AmoCRM (хранят договоры в карточках)

Для учёта

• 1С:Бухгалтерия — полноценный учёт
• Моё дело, Контур.Бухгалтерия — облачные сервисы
• Excel/Google Sheets — для простого учёта

Электронный документооборот (ЭДО)

ЭДО — это обмен юридически значимыми документами в электронном виде через оператора. Преимущества:

• Экономия на бумаге и почтовых расходах
• Мгновенная доставка
• Юридическая значимость (ЭЦП)
• Автоматическая загрузка в учётные системы

Типичные ошибки

1. Отсутствие регистрации

Документы создаются, но не регистрируются. Потом невозможно найти нужный договор или узнать его номер.

2. Хранение только электронных копий

Сканы — это хорошо, но для некоторых документов нужен бумажный оригинал. Храните оригиналы договоров, актов, счетов-фактур.

3. Отсутствие резервных копий

Жёсткий диск может сломаться, облако могут заблокировать. Делайте копии в разных местах.

4. Смешение личных и рабочих документов

Бизнес-документы должны храниться отдельно от личных файлов. Это вопрос безопасности и порядка.

Чек-лист организации документооборота

1. ✓ Определите категории документов в вашем бизнесе
2. ✓ Создайте структуру папок (бумажных и электронных)
3. ✓ Заведите журналы регистрации
4. ✓ Настройте резервное копирование
5. ✓ Определите ответственного за документооборот
6. ✓ Установите сроки хранения для каждого типа
7. ✓ Рассмотрите переход на ЭДО

Начните с простого

Не нужно внедрять сложные системы сразу. Начните с базовых вещей:

1. Создавайте документы в едином сервисе — BLANK KIT
2. Сохраняйте все документы в облако
3. Ведите простой реестр в Excel
4. Раз в месяц наводите порядок