# Создание и хранение документов по своим шаблонам > Создавайте DOCX и PDF из сделки или отдельно, проверяйте разовые значения, находите сохранённые документы и закрепляйте шаблоны в быстрых действиях. **Раздел:** CRM: Документы **Обновлено:** 2026-10-23 **Официальный URL:** https://blank-kit.ru/docs/crm-documents/template-documents **Язык:** ru-RU ## Создание документа по своему шаблону Используйте опубликованный шаблон из **Документы → Мои шаблоны**, карточки сделки, общего поиска или быстрого действия. Если шаблон ещё настраивается, сначала выполните [проверку и публикацию](/docs/crm-documents/custom-docx-templates). Для создания нужно право создания документов и доступ к выбранным данным. ### Из карточки сделки 1. Откройте нужную сделку и начните создание документа по своему шаблону. 2. Выберите опубликованную форму. Сделка уже будет выбрана; сведения об организации, клиенте, контрагенте и товарах подставятся из её данных. 3. В блоке **«Проверьте значения»** проверьте реквизиты, суммы, даты и дополнительные поля. 4. Заполните значения с источником **«Ввести при создании»** и недостающие обязательные данные. 5. Нажмите **«Предпросмотр»** и изучите PDF. После проверки нажмите **«Создать и сохранить»**. Разовые исправления в этой форме действуют только для создаваемого документа. Например, изменённый подписант не переименует клиента и не перезапишет карточку контрагента. Если исправление должно использоваться постоянно, сначала обновите соответствующую запись CRM и выберите данные заново. Условия оцениваются по текущим значениям. В неактивной ветке обязательное поле не блокирует создание. Подробнее о проверках, датах и суммах — в [справочнике переменных](/docs/crm-documents/template-variables). ### Без сделки Откройте шаблон из каталога, поиска или быстрого действия. В поле **«Сделка»** оставьте **«Без сделки»**, затем при необходимости выберите **«Организация»**, **«Клиент»** и **«Контрагент»**. Эти списки поддерживают поиск. Заполните недостающие значения в следующем блоке. Если шаблон содержит повторяющуюся таблицу, в **«Товары и услуги»** нажмите **«Добавить позицию»**. Для каждой строки укажите наименование, количество, единицу и цену. Допускаются дробные количества, например **1,5**, и нулевая цена **0**. Пустую цену нужно заполнить, если строка используется; она не превращается автоматически в ноль. На телефоне форма разделена на шаги **«Данные» → «Значения» → «Проверка»**. Кнопкой **«Назад»** можно вернуться к предыдущему шагу. Основное действие остаётся внизу над навигацией CRM; просмотр PDF доступен на этапе проверки. ### Проверка перед сохранением Предпросмотр создаёт пробный результат и не расходует номер. Проверьте все страницы, длинные реквизиты, строки таблицы, подписи и включённые условия. После изменения данных предыдущий просмотр отмечается как устаревший: обновите его, чтобы видеть актуальное содержимое. Предупреждение о замене шрифта означает, что при подготовке PDF использован другой шрифт. Сравните переносы и при необходимости исправьте исходный Word через новую версию шаблона. Если PDF пока не получился, а Word уже готов, DOCX сохраняется. Действие **«Повторить создание PDF»** продолжает подготовку того же документа. При временной ошибке используйте предложенный повтор, а при нехватке данных — заполните указанные поля. Повтор подготовки не создаёт второй документ и не выдаёт новый номер. Если результат запроса ещё неизвестен, дождитесь статуса и используйте повтор существующего задания. ### Где найти готовый документ После сохранения нажмите **«Открыть документ»**. Экземпляр появляется в общем списке **«Документы»**; для связанного со сделкой документа доступна связь в её карточке. Его можно поместить в папку, найти по названию и отфильтровать по шаблону. В общем поиске результаты разделены на **«Создать по шаблону»** и **«Сохранённые документы»**. Первый результат открывает новое создание, второй — уже сформированный экземпляр. Для просмотра, скачивания, отправки и ZIP используются сохранённые файлы; доступ проверяется и при прямом открытии ссылки. ### Быстрый доступ Добавьте часто используемый опубликованный шаблон в быстрые действия шапки или мобильное меню **«Создать»** через настройку этих действий. Закрепление и порядок сохраняются в вашем профиле и синхронизируются между устройствами. Нижние вкладки мобильной CRM сохраняются: шаблоны находятся в меню создания. ### Обновление документа Изменение сделки или публикация новой версии шаблона не переписывает ранее созданный файл. Для обновлённого документа откройте сохранённый экземпляр и выберите **«Создать новую копию»**. Система использует исходную версию формы и обновлённые данные CRM; проверьте значения и сохраните отдельный экземпляр. Архивный шаблон нельзя использовать для нового создания, но ранее сохранённые документы остаются в списке и папках с прежними файлами. Для автоматического создания по событиям сделки настройте [автозадачу с документом](/docs/crm-documents/template-automation).