# Свои DOCX-шаблоны: от загрузки до публикации

> Загрузите договор или акт Word, свяжите переменные с полями CRM, проверьте PDF и опубликуйте шаблон для команды.

**Раздел:** CRM: Документы
**Обновлено:** 2026-10-23
**Официальный URL:** https://blank-kit.ru/docs/crm-documents/custom-docx-templates
**Язык:** ru-RU

## Свои DOCX-шаблоны

В **Документы → Мои шаблоны** можно сохранить собственную форму договора, акта или другого документа. Текст, таблицы, логотип, подписи и оформление подготовьте в Word. В CRM настройте, какие данные подставлять, и проверьте результат перед использованием.

### Кто может работать с шаблонами

Владелец команды управляет шаблонами и доступом сотрудников. Для настройки, проверки и публикации сотруднику нужны оба права: управление настройками и создание документов. Для создания экземпляров по опубликованному шаблону нужно право создания документов. Доступ к сделкам и отдельным полям учитывается дополнительно: закрытые финансовые данные не становятся доступны через готовый файл.

Если нужного действия или поля нет, попросите владельца проверить права.

### 1. Подготовьте и загрузите Word

1. Откройте нужную форму в Word и сохраните как **DOCX**. Размер файла — до **10 МиБ**.
2. В местах подстановки напишите понятные метки, например **{Имя клиента}** или **{client_name}**.
3. Откройте **Мои шаблоны**, начните новый шаблон, укажите название, описание и категорию.
4. Выберите файл и нажмите **«Загрузить и найти переменные»**. Для знакомства можно скачать **«Пример DOCX»**.

Обычные поля распознаются в пяти обозначениях: **{client_name}**, **{{client_name}}**, **${client_name}**, **[Имя клиента]**, **<<Имя клиента>>**. Русские и английские названия допустимы. У каждой найденной переменной видны исходная метка и место в документе; повторения помогают проверить, что ничего не пропущено.

Фразы вроде **«Имя клиента»**, **“Client name”** или **"Номер договора"** появляются отдельно в блоке **«Возможные переменные в кавычках»**. Нажмите **«Использовать»**, если это место для подстановки. До подтверждения фраза остаётся текстом. Так названия компаний и обычные цитаты сохраняются. Ошибочное подтверждение отменяется действием **«Оставить текстом»**.

### 2. Настройте источники значений

В списке **«Переменные»** найдите метку по названию или фрагменту текста. Фильтр **«Без привязки»** покажет оставшуюся работу. Для каждой переменной выберите источник:

| Источник | Когда использовать |
| --- | --- |
| Поле CRM | Имя клиента, реквизиты организации, сумма сделки |
| Ввести при создании | Срок исполнения или комментарий для конкретного документа |
| Постоянное значение | Неизменяемое условие вашей формы |
| Таблица товаров | Повторяющиеся строки товаров или услуг |
| Условие | Абзац, который зависит от значения поля |

В выборе **«Поле CRM»** работает поиск, показаны раздел, тип и пример значения. Различайте, например, **«Организация → ИНН»** и **«Контрагент → ИНН»**. При необходимости нажмите **«Создать своё поле»**, выберите раздел и тип, затем **«Создать и привязать»**. Поле появится в обычной CRM; переименование не разрывает привязку.

В дополнительных настройках задайте понятную подпись, формат и обязательность. Повторяющиеся метки одного значения связываются совместно. Подробные примеры — в [справочнике переменных](/docs/crm-documents/template-variables).

### 3. Проверьте и опубликуйте

Выберите тестовую сделку либо организацию, клиента и контрагента отдельно. Заполните разовые значения; для формы без сделки добавьте тестовые позиции, если используются товары. Нажмите **«Проверить PDF»**.

На компьютере настройки находятся слева, PDF — справа. На телефоне переходите последовательно от загрузки к переменным и проверке; основное действие закреплено внизу. Проверьте реквизиты, переносы строк, итоги, таблицы, условия и последние страницы. Предпросмотр не расходует номер документа.

После изменения привязок или данных обновите проверку: предыдущий PDF помечается как устаревший. Если появилось предупреждение о замене шрифта, проверьте переносы и используйте доступный шрифт в исходном Word. Вид PDF может отличаться от Word из-за шрифтов.

Нажмите **«Опубликовать»** после успешной проверки. Шаблон станет доступен сотрудникам с подходящими правами для [ручного создания](/docs/crm-documents/template-documents) и [автозадач](/docs/crm-documents/template-automation).

### Изменения и архив

Чтобы изменить оформление, отредактируйте исходник в Word и выберите **«Загрузить новую версию»**. Новые привязки также сохраняются отдельной версией: проверьте и опубликуйте её. Уже сформированные документы сохраняют прежний файл и значения.

Архивирование убирает шаблон из нового создания, поиска шаблонов и быстрых действий. Сохранённые документы остаются доступны с учётом прав. При необходимости восстановите шаблон из архива. Для документа с обновлёнными данными используйте **«Создать новую копию»**.